現代企業為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能的、準確的了解員工，通常會將考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。尤其會將檔案中的學業成績及思想表現情況作為接收畢業生的重要依據。而在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審 批材料都會匯總，歸入本人檔案，作為考核依據。

因此用人單位在人事任免、考核時，都經常要用到員工人事檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和使用起到了重要參考作用。